2017届全日制毕业研究生档案转递有关问题的答复暨档案转递专场咨询会的通知
 
作者: 来源: 录入:2017/7/14
 

2017届全日制毕业研究生档案转递有关问题的答复

暨档案转递专场咨询会的通知

近期我校研究生档案室接待了相当一部分2017届毕业研究生同学咨询研究生档案转递有关问题。归纳来说,我们发现很多毕业研究生对自己的档案及学校学生档案管理规定所知甚少,包括档案包含哪些内容、研究生毕业后人事档案去哪儿?如何查询自己档案的去向?有些往年毕业研究生直到需要用到档案时才四处打听档案下落。鉴于此,为做好毕业研究生毕业工作,完成“最后一公里”服务,研究生档案室根据同学们的咨询和往年研究生档案管理有关情况,列出一些毕业研究生档案转递常见问题的答复,并安排专场咨询会(时间、地点、联系电话见附件),希望能够帮助我校2017届毕业研究生顺利走上工作岗位。

一、问:研究生档案是什么?

答:研究生档案是研究生在报名、录取、培养、毕业、学位、就业等活动过程中形成的,记载个人思想政治表现、课程学习、科学研究、奖励惩罚、论文答辩等具有重要保存价值的文字材料,以及原有中学时期、本科时期、工作时期的个人档案材料的总和。

二、问:博士研究生档案包括哪些材料?

答:博士研究生档案包括:博士学位研究生报考登记表、专家推荐书、博士学位研究生录取登记表、博士研究生登记表、原有个人档案材料(高中材料、高考材料、本科档案、硕士档案、国家干部档案(正本)、教师资格认定表、专业技术评审表、国家职工调动工资升级表、入党志愿书、其它等)。

三、问:硕士研究生档案包括哪些材料?

答:硕士研究生档案包括:硕士学位研究生录取登记表、硕士研究生登记表、入党材料、评奖评优材料、原有个人档案材料(本科档案、高中材料、高考材料、国家干部档案(正本)、教师资格认定表、专业技术评审表、国家职工调动工资升级表、其它等)。

四、问:我校研究生档案转递原则是什么?

答:根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》文件规定,我校研究生档案室工作人员坚持及时、准确、安全、保密的原则,做好毕业研究生档案转递工作。

毕业生办理好离校手续后,学校及时将毕业生档案按照规定转递。

根据国家保密局规定,“大学生档案”不属于国家秘密载体,也不属于邮政机要通信的传递范围。因此从2015年6月1日起,档案转递方式一般为邮政快递绿色通道或毕业生档案接收单位(机构)专人提取,原则上不再通过机要交换转递,原则上不可个人携带转递。

毕业生档案接收单位(机构),如具有人事档案管理资格的,可以将档案直接转递至接收单位(机构),如不具有人事档案管理资格的,档案可以转递至广东省高校毕业生就业指导中心或接收单位(机构)委托的人才服务机构,不可随意将毕业生档案转递至无人事档案管理资格的单位(机构)。

五、问:我校研究生档案转递依据是什么?

答:我校研究生档案转递依据是学校就业指导中心提供的就业方案(就业报到证)或者是研究生调档函。

六、问:我校研究生档案转递方式有哪些?

答:我校研究生档案转递方式是按照毕业生档案接收单位(机构)地址属性转递。

1)通过邮政储蓄特快专递绿色通道转递;

2)特殊情况(急需档案的),可由毕业生档案接收单位(机构)专人提取。

七、问:我校毕业研究生档案转递工作安排是怎样的?

答:1.6月26日前,学院辅导员转交毕业研究生登记表入档(5月25日完成);培养办转交退学处理决定书等入档;综合管理办转交优秀毕业研究生审批表、毕业生评奖评优材料入档;

2.6月15日-6月30日,党委研究生工作部负责与学校就业指导中心联系落实各批次毕业生就业方案,及毕业生的就业报到证、暂缓就业条形码等材料;

3.6月24日上午9点-12点;下午3点-5点,研究生档案室召开2016年毕业研究生档案转递专场咨询会。

4.6月27日-7月7日,学院辅导员核对确认毕业生档案材料。主要是(1)学院辅导员提前到学校就业指导中心领取2017届毕业研究生报到证白联入档;(2)学院辅导员确认落实毕业生(特别是委培定向毕业生)的档案转递地址,委培定向毕业生原则上是按照入学所填单位寄出;(3)暂缓就业的已转正党员材料,统一在辅导员核对确认档案材料时在入档;暂缓就业的预备党员材料,由学院统一保管;(4)学院查看档案清单存根、档案转递存根与档案材料是否相符,确认研究生档案转递地址,同时签名确认。

5.7月1日前,学校就业指导中心暂停办理取消暂缓手续。

6.档案转递工作时间安排:7月12日,第一批,暂缓毕业研究生档案转递至广东省就业指导中心;7月15日,第二批,正常毕业研究生档案转递;7月21日,第三批,部分正常毕业档案转递;7月12日以后,办理取消暂缓手续需要直接到广东省就业指导中心办理。

八、问:正常毕业就业研究生,档案是怎样转递的?

答:研究生档案室根据2017年学校毕业生就业方案(就业报到证)或研究生调档函转递研究生档案。

1)7月1日之前,有就业方案(就业报到证)的,一般在7月15日转递档案;

2)7月1日至7月15日前,有就业方案(就业报到证)的,一般在7月21日转递档案。

3)7月15日以后,有就业方案(就业报到证)的,(即延迟毕业成功改派取得就业报到证的),我校拟定每月集中寄送一次档案。

4)转递原则、转递依据和转递方式见第四、五、六点。

九、问:暂缓就业研究生,档案是怎样转递的?

答:1)7月1日前,取消暂缓就业的(取得新单位就业报到证为准),档案转递时间为7月15日左右,转递原则、转递依据和转递方式与有就业方案(就业报到证)的正常毕业研究生相同。

2)7月1日-7月12日,学校暂停办理取消暂缓就业手续。

3)7月13日以后,取消暂缓就业手续由学生按照暂缓就业协议中的相关条款办理。即7月13日以后,取消暂缓就业手续及办理档案转递业务需要到广东省高校毕业生就业指导中心办理。

4)暂缓就业到期的研究生档案,由广东省高校毕业生就业指导中心直接派往研究生生源地。

十、问:办理改派手续研究生,档案是怎样转递的?

答:1)办理改派手续研究生,一般由研究生本人将档案从原档案接收单位调至新档案接收单位。

2)新的研究生就业报到证白联由研究生本人交至新的档案接收单位存档。

3)特殊情况,在研究生档案未转递至原接收单位之前就已经成功改派的(即在7月13日前取得新单位就业报到证且档案还在学校的),研究生本人到研究生档案室登记按新的档案接收单位转递档案。

十一、问:本校硕士考取外校(单位)博士,需要提前派档政审的,档案是怎样转递的?

答:本校硕士考取外校(单位)博士的,凭录取通知书或调档函,到研究生档案室办理档案转递。

1)广州市范围内的,一般由毕业生档案接收单位(机构)专人提取,特殊情况(政审单位要求本人自带或者政审时间特急的),可由研究生本人申请,研究生档案室审批,特事特办。

2)广州市范围外的,一般由研究生档案室通过绿色通道(邮政储蓄特快专递)转递,特殊情况(政审单位要求本人自带或者政审时间特急的),可由研究生本人申请,研究生档案室审批,特事特办。

十二、问:本校博士进外校(单位)博士后工作站,档案是怎样转递的?

答:与正常毕业就业研究生档案转递原则、转递程序、转递方式相同。

十三、问:本校硕士考取华南农业大学博士,档案是怎样转递的?

答:研究生档案室根据华南农业大学博士研究生录取名册,重新登记造册,自动转入2017级新生档案名录中。

十四、问:研究生留在华南农业大学工作或本校博士进华南农业大学博士后工作站,档案是怎样转递的?

答:研究生档案室根据学校公开招聘结果等文件,将档案转递至学校人事处。

十五、问:推迟毕业研究生,档案怎么办?

答:推迟毕业研究生档案仍由研究生档案室保管至研究生毕业。

十六、问:本校教工就读本校研究生毕业,档案是按什么程序转递?

答:研究生档案室根据学校教职工名册,将档案转递至学校人事处。

十七、问:在哪里可以查询研究生档案转递去向?

答:毕业研究生可以在7月30日以后登录学校学生就业信息平台http://jyzx.scau.edu.cn/,或登录研究生教育管理系统http://yjsy.scau.edu.cn/查询研究生档案转递去向单位和档案转递EMS邮政快递编号,进而可以通过相关软件查询档案转递实时过程。

如有疑问,请与研究生档案室联系。

联系人:邓老师、姚老师

联系电话:85281380、85280065

2017届毕业研究生事业有成,家庭幸福,万事如意!

 

华南农业大学党委研究生工作部

2017年7月1日

 


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